Ein Kontaktformular sammelt fast immer Gesundheitsbezug — und sei es nur indirekt über den Grund der Anfrage. Damit fällt es unter besonders sensible Daten der DSGVO. Genau deshalb ist es auf Praxiswebsites der Punkt, an dem die meisten Fehler passieren. Die gute Nachricht: Mit sechs Punkten ist das Formular sauber.
Warum gerade das Formular kritisch ist
Beim Absenden werden personenbezogene Daten an Ihren Server übertragen und dort verarbeitet. Fehlt dafür eine erkennbare Rechtsgrundlage, eine Verschlüsselung oder eine verständliche Information, ist das ein realer Verstoß — und in Deutschland ein häufiger Anlass für Abmahnungen.
Die Checkliste
1. Einwilligung — aktiv, nicht vorausgewählt
Eine Checkbox für die Einwilligung gehört dazu, und sie darf nicht vorausgewählt sein. Der Text benennt klar, wofür eingewilligt wird, und verlinkt die Datenschutzerklärung.
2. Datensparsamkeit
Fragen Sie nur ab, was Sie für die Antwort brauchen. Name, eine Kontaktmöglichkeit und das Anliegen genügen meist. Jedes Pflichtfeld mehr ist ein rechtliches Risiko und kostet zugleich Anfragen.
3. Transportverschlüsselung
Das Formular läuft ausschließlich über HTTPS. Ohne gültiges Zertifikat darf es nicht ausgeliefert werden.
4. Verarbeitung in der EU
Formularziel, E-Mail-Versand und Hosting sollten in der EU liegen. Wir versenden Anfragen über einen Dienst mit EU-Verarbeitung und halten die Datenwege kurz und dokumentiert.
5. Verständliche Hinweise direkt am Formular
Ein kurzer Satz am Formular, der auf die Datenschutzerklärung verweist, schafft Transparenz nach Art. 13 DSGVO — in klarem Deutsch, nicht im Kleingedruckten.
6. Protokoll und Löschkonzept
Halten Sie fest, wann eine Einwilligung erteilt wurde, und löschen Sie Anfragen, sobald der Zweck erfüllt ist. Ein einfaches Löschintervall genügt für den Anfang.
Ein Satz, der reicht
Als Einwilligungstext bewährt sich eine schlichte Formulierung: „Ich habe die Datenschutzerklärung gelesen und willige ein, dass meine Angaben zur Bearbeitung meiner Anfrage gespeichert werden." Klar, knapp, nachvollziehbar.
Dieser Beitrag beschreibt die Praxis, ersetzt aber keine Rechtsberatung. Für die verbindliche Prüfung Ihrer Formulare und Texte ziehen Sie bitte qualifizierten anwaltlichen Rat hinzu.